Juristische Personen des Privatrechts und in öffentlichen Registern wie dem Handelsregister eingetragene Personengesellschaften müssen unaufgefordert ihre wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister melden. Seit dem 1. August 2021 ist eine aktive Meldung auch dann erforderlich, wenn keine komplexe Beteiligungsstruktur vorliegt. Die unter anderem für GmbHs geltende Übergangsfrist ist nun Ende Juni 2022 ausgelaufen. Soweit noch keine Mitteilung an das Transparenzregister erfolgt ist, besteht Handlungsbedarf.

Aufgabe des Transparenzregisters

Das Transparenzregister ist ein im staatlichen Auftrag geführtes Register. Es ist unabhängig von anderen öffentlichen Registern wie etwa dem Handelsregister, dem Genossenschaftsregister oder dem Vereinsregister. Das Transparenzregister dient der Erfassung und Zugänglichmachung von Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen. Es beruht auf der Vierten EU-Geldwäscherichtlinie und schafft Transparenz, indem die meldepflichtigen Unternehmen darauf durchleuchtet werden, wer letztlich hinter ihnen steht.

Rechtsformunabhängige Pflicht zur Mitteilung für Unternehmen

Die Mitteilungspflicht ist umfassend ausgestaltet. Alle in Deutschland ansässigen juristischen Personen und alle in öffentlichen Registern eingetragene Personengesellschaften müssen ihre jeweiligen wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister melden. Die Pflicht betrifft also insbesondere AGs, SEs (Societas Europaea bzw. Europäische Gesellschaft), GmbHs, GmbH & Co. KGs, KGs und oHGs. Aber auch eingetragene Vereine, Genossenschaften und Stiftungen sind zur Mitteilung verpflichtet. Verantwortlich für die Meldung sind jeweils die Leitungsorgane bzw. die mit der Geschäftsführung betrauten Gesellschafter.

Für im Ausland ansässige Unternehmen gilt die Mitteilungspflicht hingegen nur in besonderen Fällen, etwa bei Abschluss eines Immobilienkaufvertrages. Zudem müssen sie an das deutsche Transparenzregister keine Mitteilungen machen, wenn sie bereits in einem Transparenzregister eines anderen EU-Staates erfasst sind.

Umfang und Inhalt der Mitteilungen

Mitgeteilt werden müssen alle wirtschaftlich Berechtigten. Diese müssen zunächst ermittelt werden. Als wirtschaftlich Berechtigter gilt jede natürliche Person, unter deren Kontrolle die juristische Person oder Personengesellschaft letztlich steht (§ 3 Abs. 1 Nr. 1 GwG). Nach § 3 Abs. 2 GwG üben grundsätzlich alle natürlichen Personen Kontrolle aus, die

  • unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile halten oder mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder
  • auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben, etwa durch einen beherrschenden Einfluss (§ 3 Abs. 2 Satz 4 GwG i.V.m. § 290 Abs. 2 HGB).

Ein Unternehmen kann mehrere wirtschaftlich Berechtigte haben. Lässt sich kein wirtschaftlich Berechtigter ermitteln, gelten die Geschäftsleiter, also die Mitglieder des Leitungsorgans, als sogenannte fiktive wirtschaftlich Berechtigte. Bei Stiftungen sind wirtschaftlich Berechtigte die Mitglieder des Vorstands sowie die Destinatäre oder – soweit letztere noch nicht bestimmt sind – die natürlichen Personen, zu deren Gunsten das Vermögen verwaltet oder verteilt werden soll.

Zu den wirtschaftlich Berechtigten müssen nähere Angaben gemacht werden (§ 19 Abs. 1 GwG). Mitgeteilt werden müssen in Bezug auf jeden wirtschaftlich Berechtigten

  • Vor- und Nachname,
  • Geburtsdatum,
  • Wohnort,
  • Art und der Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
  • alle Staatsangehörigkeiten.

Ergeben sich Änderungen bei den wirtschaftlich Berechtigten, muss eine aktualisierte Liste an das Transparenzregister übermittelt werden.

Mitteilungsfiktion und Ablauf der Übergangsfristen

Früher griff in bestimmten Fällen eine Mitteilungsfiktion, so dass hiervon erfasste Unternehmen nicht aktiv werden mussten. Die Mitteilungsfiktion beruhte auf dem Gedanken, dass sich bei wenig komplexen Beteiligungsstrukturen bereits anhand der öffentlichen Register erkennen ließ, wer wirtschaftlich Berechtigter des Unternehmens ist. Auch die mitzuteilenden Angaben ließen sich im Wesentlichen diesen Registern entnehmen. Unternehmen ohne komplexe Beteiligungsstrukturen sollten also vor zusätzlichem Aufwand bewahrt werden. Mit den Mitteilungen zu den öffentlichen Registern wie z.B. dem Handelsregister waren also auch die Mitteilungspflichten zum Transparenzregister automatisch erfüllt.

Von diesem unternehmensfreundlichen Ansatz hat sich der Gesetzgeber zwischenzeitlich gelöst und mit dem Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz zum 1. August 2021 das Transparenzregister zum Vollregister umgestaltet. Die Mitteilungsfiktion fiel damit grundsätzlich weg. Sie besteht in ähnlicher Form für eingetragene Vereine fort. Denn für eingetragene Vereine erfolgt eine automatische Meldung anhand der Angaben aus dem Vereinsregister.

Für Unternehmen, die zuvor von der Mitteilungsfiktion profitierten, griffen – und greifen teilweise noch – Übergangsfristen, um dem Bedarf an zeitlichem Vorlauf Rechnung zu tragen (§ 59 Abs. 8 GwG). Diese Fristen laufen sukzessive aus:

  • Bereits am 31. März 2022 abgelaufen ist die Übergangsfrist für AGs, SEs und KGaAs;
  • am 1. Juni 2022 ist nun auch die Übergangsfrist für GmbHs, Genossenschaften, Europäische Genossenschaften und Partnerschaften abgelaufen;
  • alle übrigen Meldepflichtigen, für die früher die Mitteilungsfiktion galt, haben noch bis zum 31. Dezember 2022 Zeit, die Meldungen beim Transparenzregister einzureichen.

Wenn keine Mitteilung erfolgt, droht Bußgeld

Unternehmen, die ihre wirtschaftlich Berechtigten nicht mitteilen bzw. die Angaben bei Veränderungen nicht aktualisieren, gehen das Risiko einer Sanktionierung ein. Denn ein Unternehmen, dass die Angaben zu seinen wirtschaftlich Berechtigten nicht einholt, nicht aufbewahrt, nicht auf dem neusten Stand hält und/oder nicht unverzüglich dem Transparenzregister übermittelt, handelt ordnungswidrig. Im Falle einer Ordnungswidrigkeit können Geldbußen von bis zu 150.000 Euro gegen die Geschäftsleiter und auch gegen das Unternehmen selbst verhängt werden.

Handlungsbedarf

Für alle AGs, SEs und KGaAs, GmbHs, Genossenschaften, Europäische Genossenschaften und Partnerschaften, die noch nicht ihre wirtschaftlich Berechtigten ermittelt und an das Transparenzregister mitgeteilt haben, besteht akuter Handlungsbedarf. Das gilt insbesondere dann, wenn etwa ein Konto eröffnet werden oder eine Darlehensaufnahme erfolgen soll. Denn Kreditinstitute sind gesetzlich verpflichtet, die wirtschaftlich Berechtigten ihrer Kunden zu ermitteln. Dabei nehmen sie auch Einsicht in das Transparenzregister. Bei fehlenden oder fehlerhaften Eintragungen im Transparenzregister müssen Kreditinstitute eine Unstimmigkeitsmeldung einreichen und damit auf versäumte Mitteilungen hinweisen.

Auch für GmbH & Co. KGs besteht in der Regel bereits jetzt Handlungsbedarf. Maßgeblich für die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigen sind hier die im Gesellschaftsvertrag vereinbarten Pflichteinlagen. Nicht entscheidend sind hingegen die oft abweichenden Hafteinlagen. Im Handelsregister wiedergegeben sind aber nur die Hafteinlagen, nicht die Pflichteinlagen. Viele GmbH & Co. KGs haben daher bereits in der Vergangenheit fälschlich angenommen, keine Mitteilung beim Transparenzregister einreichen zu müssen. Bei einem Abweichen der Hafteinlage von der Pflichteinlage greift die noch bis zum 31. Dezember 2022 laufende Übergangsfrist also nicht.

Für eingetragene Vereine besteht eine Besonderheit: Vereine dienen häufig nicht wirtschaftlichen Zwecken. Sie sollen nicht mit dem Verwaltungsaufwand belastet werden, der durch Meldungen zum Transparenzregister entsteht. Daher werden für eingetragene Vereine die Angaben aus dem Vereinsregister automatisch in das Transparenzregister übernommen. Im Vereinsregister sind aber keine Angaben zu den Staatsangehörigkeiten der Vorstandsmitglieder zu finden. Bei der automatischen Meldung zum Transparenzregister wird daher davon ausgegangen, dass sämtliche Vorstandsmitglieder (nur) die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen. Da fehlerhafte Angaben auch dann dem Verein zugerechnet werden, wenn sie automatisch übermittelt werden, müssen eingetragene Vereine ausnahmsweise doch aktiv werden, wenn die Angaben im Vereinsregister nicht mehr aktuell sind oder ein Vorstandsmitglied nicht (allein) deutscher Staatsangehöriger ist. Im ersten Fall muss eine Aktualisierung des Vereinsregisters veranlasst werden, im zweiten Fall eine Aktualisierung der wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister.

Martin Bastobbe

Rechtsanwalt